Die 3 häufigsten Fehler bei der Berechnung eines Stundensatzes

Ich beschäftige mich nun seit fast 2 Jahren mit der Berechnung von Stundensätzen für virtuelle Assistenten, Coaches und Freelancern. Häufig kommen die Kunden zu mir, um schon mit der Gründung ein professionelles Preismanagement aufzubauen oder um das Thema im Businessplan einzubauen. Sehr viele Anfragen kommen aber auch, weil trotz vieler Arbeit und Kunden der Umsatz nicht stimmt, weil die Konkurrenz immer mehr wird, die Kunden häufig auf Grund des Preise nicht kaufen oder weil nun Rücklagen aufgebaut und Investitionen getätigt werden sollen.

Viele bringen schon eine eigene Kalkulation mit, die ich dann analysieren.

Dies sind die 3 häufigsten Gründe, warum die Kalkulation nicht stimmt, die Umsatzziele nicht erreicht werden und das Business nicht wirtschaftlich ist.

1. Die Kostenaufstellung als Grundlage ist nicht vollständig.

Dabei geht es sowohl um die persönlichen Kosten, wie auch um die Kosten im Business. Achte bei der Aufstellung deiner persönlichen Kosten darauf, dass du auch besondere Anlässe, wie Geburtstage und Weihnachten berücksichtigst. Auch Urlaub oder kleine Ausflüge, Kinobesuche und eine Maniküre darf nicht vergessen werden.  Beachte auch, dass sich mit dem Einstieg in die Selbstständigkeit Kosten verändern!

Auch die Aufstellung der Kosten für dein Business ist wichtig. Sind dir noch nicht alle Kosten bekannt, dann plane einen Puffer ein. Bedenke, dass einige Kosten mit steigendem Umsatz ebenfalls steigen, berücksichtige also auch deine Umsatzerwartung. Rechne dich nicht klein! Es sollten von vornherein auch Budgets für Werbung, Dienstleistungen und Weiterbildungen vorhanden sein.

2. Die Berechnung ist nicht zukunftsorientiert.

Du planst Anschaffungen? Du möchtest in Zukunft ein Coaching in Anspruch nehmen? Du möchtest (freie) Mitarbeiten einstellen oder Aufgaben auslagern? Oder noch eine Fortbildung?
All das gehört schon in deine Kalkulation. Zum Einen, um die entsprechenden Summen ansparen zu können und um große Preissprünge zu vermeiden und einen möglichst stabilen Stundensatz anbieten zu können.
Ganz wichtig sind auch Rücklagen. Zum Beispiel um für die Rente vorzusorgen, aber auch um Urlaube, Krankheiten oder um das bekannte Sommerloch abzufedern.

3. Die Anzahl der abrechenbaren Arbeitsstunden wird zu hoch angesetzt.

Ein wichtiger Faktor bei der Berechnung des Stundensatzes ist die angenommene Arbeitszeit. Allerdings beobachte ich häufig, dass hier entscheidende Fehler gemacht werden.
Im ersten Schritt berechnen wir die Arbeitstage, davon gibt es ca. 250 im Jahr, sofern wir am Wochenende nicht arbeiten. Als Basis ist das zu ungenau, denn wir haben noch Urlaub, sind mal krank, auf Fortbildung oder pflegen kranke Angehörige. Diese Tage müssen wir von den 250 Arbeitstagen abziehen und das Ergebnis auf die Monate umrechnen.
Mit der Umrechnung auf die Monate sind wir aber noch nicht fertig. Wir müssen unterscheiden nach produktivier (also abrechenbarer) und unproduktiver Arbeitszeit (z.B. für die eigene Buchhaltung, Akquise, etc). Zu Beginn der Selbstständigkeit liegt die unproduktive Zeit oft bei ca. 50%, später pendelt sie sich bei ca. 20% ein. Somit bleiben von den 250 Arbeitstagen, abzgl. weiterer arbeitsfreier Tage noch ca. 210 Tage übrigt. Das macht 17,5 Arbeitstage pro Monat, abzgl. einer unproduktiven Arbeitszeit von 20% bleiben lediglich14 Tage pro Monat.

Die korrekte Berechnung des Stundensatz als Grundlage deines Preismanagements und deiner Angebotsgestaltung ist entscheidend für die Erreichung deiner Ziele! Egal ob es Umsatzziele sind oder persönliche Ziele, wie die Entspannung im Urlaub, mehr Zeit mit den Kindern oder für das eigene Hobby.

Mehr über den häufigsten Fehler bei der Kalkulation von Stundenpaketen findest du hier.

Möchtest du mehr darüber lesen, welche Kosten sich verändern, wenn du deine Selbstständigkeit im Homeoffice startest? Schau mal in diesen Beitrag.