5 Hacks für die Buchhaltung

5 Hacks für deine Buchhaltung

Wie machst du deine Buchhaltung? Schnell nebenbei und Hauptsache fertig? Oder nutzt du deine Buchhaltung für dich?

Ich muss ja gestehen, dass ich auch kein großer Fan meiner Buchhaltung bin. Aber ich bin ein Fan davon, mir meine Ergebnisse anzuschauen. Und wo geht das besser als in einer ordentlich gepflegten Buchhaltung?
Welche Einnahmen kommen aus welchen Bereichen? Wofür gebe ich am meisten Geld aus? Brauche ich das alles tatsächlich? Wie ist der ROI (Return on Invest) einer Investition? Wie haben sich meine Ausgaben verändert? Welchen Umsatz und Gewinn habe ich erzielt?

Alles Dinge, die ich nicht oder nur oberflächlich weiß, wenn ich meine Buchhaltung nicht ordentlich mache.

Ich möchte heute 5 Hacks mit dir teilen, wie du deine Buchhaltung optimal gestaltest, damit du die Zahlen auch für dich nutzen kannst!
Schließlich kann man mit den Zahlen einiges machen! Preise kalkulieren, Produkte oder Aktionen auf deren Wirtschaftlichkeit überprüfen, mit Kennzahlen Erfolge und Entwicklungen sichtbar machen, etc.

Und, NEIN, dass ist nicht nur was für die „richtigen“ und „großen“ Unternehmen! Auch als Solo-Unternehmerin oder mit einem „kleinen“ Unternehmen profitiere ich enorm, wenn ich einen guten Überblick habe. Ich kann so viel zielgerichteter Steuern, wenn ich rechtzeitig erkenne wie sich meine Ausgaben entwickeln. Ich kann Chancen und Risiken erkennen, z.B. dass Ausgaben schneller steigen als der Umsatz oder wann ich meine Preiskalkulation überprüfen muss.
Ich kann durch einfach Kennzahlen alles im Blick behalten. Oder sehen, wie wirksam eine Werbeaktion wirklich war.

Das alles kann schwer und anstrengend sein, wenn ich mir die Zahlen erst raussuchen muss, mit meinen 5 Hacks, wird es viel einfacher und macht auch mehr Spaß!

Gleich und Gleich gesellt sich gern.

Buche gleiches auf gleiche Konten.

Mal buchst du deine Büroartikel auf „Bürobedarf“ und mal auf „Büroartikel“? Das ist ein harmloses Beispiel, aber stell dir vor, du hast nun ein Budget für „Büroartikel“ festgelegt. Dann musst du ständig beide Konten addieren, um die Einhaltung des Budgets zu prüfen. Nervig, oder? Noch schlimmer ist es, wenn du z.B. Werbekosten nicht richtig buchst und somit weder deine Budgets im Auge behalten noch die Wirksamkeit deiner Werbung prüfen kannst.

Nutze die Felder optimal und beschreibe deine Buchung korrekt

Bei den meisten Buchhaltungstools gibt es ein Feld „Bezeichnung/Referenz“. Wenn du dieses Feld klug nutzt, erleichtert es dir eine Menge Arbeit. Du kannst z.B. eine Kostenstelle eintragen, wenn du diese nutzt. Wichtig ist, dass du dir genau überlegst, was du aus deiner Buchhaltung für Informationen ziehen willst und entsprechend die Felder pflegst. Du kannst z.B. das Endprodukt erwähnen, damit du die Kosten besser zuordnen kannst.
Ein Beispiel? Stell dir vor du verkaufst verschiedene Produkte, so kannst du in dem Feld z.B. eintragen „Facebook Werbung Online-Kurs Preisstrategie“. Wenn du später schauen willst, wie wirtschaftlich der Onlinekurs wirklich war, kannst du so schnell und einfach nach den Kosten suchen.

Nutze Standardtexte, nach denen du Filtern kannst

Wenn wir unsere Zahlen gut nutzen wollen kommen wir manchmal nicht umhin diese aufzuarbeiten, zum Beispiel in Excel. Super hilfreich ist es, wenn wir dann in den Feldern „Bezeichnung/Referenz/Beschreibung“ eindeutige Texte nutzen, nach denen wir Filtern können. Es hilft, sich für gleiche Buchungen Standardtexte zu überlegen.

Lege dir einen kleinen Kostenstellen-Rahmen an

Anstelle von Textbeschreibungen kannst du auch Zahlenbeschreibungen nutzen. Wie du das aufbaust hängt davon ab, welche Ziel du verfolgst. Wenn du z.B. für Kalkulation und Deckungsbeitragsrechnung deine Zahlen aufbereiten willst, dann kann dir ein kleiner Kostenstellen-Rahmen dabei helfen. Du überlegst dir also zunächst, wie du die Kosten trennen willst, z.B. nach Produkt, Produktgruppe (wenn Kosten nicht direkt einem Produkt zugeordnet werden können) und Gemeinkosten (also Kosten die weder Produkt noch Produktgruppe zugeordnet werden können. Dann legst du eine 4stellige Zahl pro Produkt, Produktgruppe und Gemeinkosten fest und schon hast du einen kleinen Rahmen, den du im Beschreibungsfeld nutzen kannst und nach dem du deine Kosten filtern kannst. Direkt viel mehr Transparenz.

Lege Kennzahlen fest, die zu den Konten deines Buchhaltungstools passen.

Kennzahlen sind ein großartiges Instrument, um schnell und einfach Erfolge zu messen oder negative Entwicklungen zu erkennen. Wenn wir erst lange rumrechnen müssen, um diese zu ermitteln, dann verlieren wir schnell die Motivation. Lege also Budgets und Kennzahlen immer so fest, dass du sie schnell und einfach deiner Buchhaltung entnehmen kannst.

Wenn du kein Zahlenfan bist, dann ist das wichtigste folgendes: Richte dir alles so ein, dass es leicht von der Hand geht. Je weniger aufwendig und schwierig es dir vorkommt, desto einfacher lässt es sich langfristig umsetzen.